Conseils & ressources pour les acteurs de la formation

Les indicateurs qui concentrent le plus d'écarts

Après plusieurs années d'audits, les retours d'expérience convergent. Certains indicateurs reviennent systématiquement dans les rapports d'audit comme points faibles :

• Indicateurs 23, 24, 25 (veille) : toujours les plus fréquemment en défaut. Les organismes font leur veille mais ne la documentent pas suffisamment et n'en prouvent pas l'exploitation.
• Indicateur 11 (évaluation des acquis) : les modalités d'évaluation ne sont pas toujours distinctes des évaluations de satisfaction.
• Indicateur 26 (accessibilité handicap) : beaucoup d'organismes réduisent le handicap aux Personnes à mobilité réduite (PMR) or le champ du handicap est bien plus large que ça.

1. La veille : indicateurs 23, 24, 25 et 26

Ces indicateurs sont les plus mal traités lors des audits. La raison est simple : les organismes font leur veille mais ne la tracent pas. Lire un article, suivre une actualité, participer à un webinaire — tout ça c'est de la veille. Mais si ce n'est pas documenté, daté et archivé, l'auditeur ne peut pas le valider.

La deuxième raison : l'absence d'exploitation. Qualiopi ne demande pas seulement de faire de la veille — il demande d'en exploiter les enseignements. Quelle décision avez-vous prise suite à telle information ? Comment cela a-t-il impacté vos pratiques ?

Les indicateurs de veille n'exigent pas une veille quotidienne — mais ils exigent une périodicité régulière et démontrée. La fréquence mensuelle est généralement bien acceptée par les auditeurs.

2. L'indicateur 11 — confusion entre évaluation des acquis et satisfaction

Ce sont deux choses radicalement différentes :

• Évaluation des acquis (indicateur 11) : mesure si l'apprenant a atteint les objectifs pédagogiques — QCM, mise en situation, exercice pratique…
• Évaluation de satisfaction (indicateur 30) : mesure le ressenti de l'apprenant sur la formation.

Les deux doivent coexister et être clairement distinguées dans votre documentation.

3. L'indicateur 26 — une vision trop restrictive du handicap

Beaucoup d'organismes limitent leur approche du handicap aux aménagements physiques — rampes, ascenseurs, accès PMR. Or le champ du handicap est bien plus large : troubles psychiques, maladies chroniques, déficiences sensorielles, troubles cognitifs (DYS, TDA-H, TSA…) sont tous concernés par l'indicateur 26.

Ce que l'auditeur vérifie concrètement :

• L'identification d'un référent handicap clairement désigné et joignable
• La présence de ses coordonnées sur vos supports de communication
• La capacité à décrire comment vous accueillez, accompagnez ou orientez un apprenant en situation de handicap — quelle que soit la nature de ce handicap
• Les partenariats ou ressources mobilisées (Cap Emploi, AGEFIPH, associations spécialisées…)

Le handicap invisible (psychique, cognitif, chronique) représente aujourd'hui la majorité des situations rencontrées en formation. Ne pas l'anticiper, c'est prendre le risque d'un écart à l'audit.

1. Ne pas renseigner les objectifs pédagogiques dans les programmes

Beaucoup d'organismes créent leurs programmes dans Digiforma sans renseigner les objectifs pédagogiques. Or ces objectifs sont directement liés à l'indicateur 5 de Qualiopi. Si vous utilisez Digiforma pour générer vos conventions et convocations, les objectifs doivent y figurer — sinon vos documents sont non conformes.

2. Confondre "programme" et "session"

Dans Digiforma, un programme est l'équivalent de votre fiche de présentation de la formation. Une session est l'action qui sera menée : le programme y est important ainsi que les dates, le prix, le ou les clients, le ou les apprenants et l'intervenant.

Beaucoup d'utilisateurs pensent qu'une session = un apprenant et se retrouvent avec des dizaines et des dizaines de sessions mal configurées.

3. Ne pas configurer les évaluations

Digiforma propose des outils d'évaluation intégrés — questionnaires de positionnement, d'acquis et de satisfaction. Ne pas les configurer, c'est rater l'automatisation d'une partie cruciale de votre conformité Qualiopi (indicateurs 8, 11 et 30). Ces questionnaires peuvent être envoyés automatiquement aux apprenants avant, pendant et après la formation.

4. Oublier de paramétrer les modèles de documents

Conventions, convocations, feuilles d'émargement, attestations… Digiforma génère tous ces documents automatiquement — mais seulement si vous avez correctement paramétré vos modèles. Un document généré avec des champs mal configurés ou des informations manquantes est inutilisable.

5. Ne pas activer le catalogue en ligne

Le catalogue en ligne Digiforma est un atout SEO et commercial souvent négligé. Il permet à vos prospects de consulter vos programmes et de s'inscrire directement. Un atout pour votre visibilité et votre conformité souvent négligé — alors que c'est une des fonctionnalités les plus valorisantes de l'outil.

Qui est concerné ?

Toute personne physique ou morale qui réalise des actions de formation professionnelle continue doit déclarer son activité auprès de la DREETS (Direction Régionale de l'Économie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités) de sa région.

Sont concernés : les organismes de formation, les formateurs indépendants, les CFA, les consultants réalisant des actions de formation.

La condition sine qua non : la première action

Le NDA ne peut être accordé qu'après avoir réalisé au moins une action de formation dans les 6 mois précédant la demande. C'est l'erreur la plus fréquente : déposer le dossier avant d'avoir dispensé une première formation.

Les erreurs qui entraînent un refus

Outre le dépôt prématuré, les causes de refus les plus fréquentes sont :

• Des programmes de formation trop vagues — sans objectifs pédagogiques clairs ni moyens pédagogiques détaillés
• Des CV de formateurs insuffisants — sans mention des compétences pédagogiques ou des expériences de formation
• Un dossier incomplet — une pièce manquante entraîne une demande de complément qui rallonge les délais
• Un manque de cohérence entre la convention et le programme — les deux documents doivent présenter les mêmes objectifs, la même durée et les mêmes modalités

Délai et renouvellement

Une fois le dossier complet, le NDA est délivré sous 60 jours. Il est valable pour la durée de l'activité mais doit être actualisé chaque année via le Bilan Pédagogique et Financier (BPF), à rendre avant le 30 avril de chaque année.

Les prérequis indispensables

• Être titulaire d'un NDA en cours de validité
• Être certifié Qualiopi — obligatoire depuis janvier 2022 pour accéder au CPF
• Proposer des formations éligibles : certifications inscrites au RNCP ou au RS

Les points de vigilance sur les tarifs

Depuis 2023, un reste à charge est obligatoire pour les actifs salariés qui utilisent leur CPF — son montant a évolué, vérifiez les conditions en vigueur sur moncompteformation.gouv.fr. Sont exonérés : les demandeurs d'emploi, les personnes en situation de handicap et certains dispositifs spécifiques.

Par ailleurs, des plafonds tarifaires ont été mis en place sur certaines formations RS (Répertoire Spécifique) ainsi que sur les bilans de compétences. Ces plafonds limitent le montant maximum finançable par le CPF pour ces formations — vos tarifs doivent impérativement respecter ces plafonds sous peine de refus de prise en charge. Consultez régulièrement France Compétences pour connaître les plafonds applicables à votre domaine.

Le suivi après publication

Une fois vos formations publiées, vous devez gérer les demandes CPF via EDOF : acceptation des dossiers, gestion administrative, facturation dématérialisée directement via la Caisse des Dépôts. Tout passe par la plateforme — pas de facturation directe à l'apprenant.

1. Fractionner les séquences

Les personnes TDA-H ont une fenêtre d'attention naturellement plus courte — non par manque de motivation, mais par fonctionnement neurologique différent. Des séquences de 20 à 25 minutes maximum, entrecoupées de micro-pauses actives, sont beaucoup plus efficaces qu'une heure de contenu continu.

2. Varier les supports et les modalités

Alterner entre exposé oral, support visuel, activité pratique et échange permet de maintenir l'engagement. La monotonie est l'ennemi de la concentration pour un profil TDA-H. Un même contenu présenté sous trois formes différentes sera mieux mémorisé.

3. Donner les consignes par étapes

Éviter les consignes multiples données en une seule fois. Préférer une instruction à la fois, reformulée si nécessaire, avec confirmation de compréhension avant de passer à la suivante. L'écrit en complément de l'oral est souvent très aidant.

4. Permettre le mouvement

L'hyperactivité motrice n'est pas de la mauvaise volonté — c'est un besoin physiologique. Autoriser les micro-mouvements (stylo, objet à manipuler, position debout lors de certaines activités) améliore la concentration, pas l'inverse. Interdire ces comportements génère une surcharge cognitive qui nuit à l'apprentissage.

5. Utiliser des check-lists visuelles

Un plan de séance visuel affiché en permanence, avec les étapes à cocher, aide les profils TDA-H à se situer dans le déroulé et à anticiper les transitions. La prévisibilité réduit l'anxiété et libère de la capacité cognitive pour l'apprentissage.

6. Adapter les modalités d'évaluation

Le temps supplémentaire est souvent nécessaire — non parce que l'apprenant sait moins, mais parce que son cerveau traite l'information différemment. Des évaluations orales ou pratiques peuvent être plus adaptées que les écrits classiques. L'essentiel est de mesurer la compétence acquise, pas la vitesse d'exécution.

7. Nommer sans stigmatiser

Si l'apprenant a communiqué son TDA-H, en tenir compte ouvertement (dans le respect de la confidentialité) et adapter votre pédagogie explicitement est beaucoup plus efficace que de faire semblant que tout le monde fonctionne de la même façon. Nommer le besoin, c'est le respecter.

Ce que disent exactement ces indicateurs

• Indicateur 23 : le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.
• Indicateur 24 : le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d'intervention et en exploite les enseignements.
• Indicateur 25 : le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.
• Indicateur 26 : le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.

Pourquoi c'est si souvent en défaut ?

La raison principale est simple : les organismes font leur veille mais ne la tracent pas. Lire un article, suivre une actualité, participer à un webinaire — tout ça c'est de la veille. Mais si ce n'est pas documenté, daté et archivé, l'auditeur ne peut pas le valider.

La deuxième raison est encore plus répandue : l'absence d'exploitation. Qualiopi ne demande pas seulement de faire de la veille — il demande d'en exploiter les enseignements. Quelle décision avez-vous prise suite à telle information de veille ? Comment cela a-t-il impacté vos pratiques, vos formations, vos outils ?

Ce que l'auditeur attend concrètement

Pour chaque indicateur de veille, l'auditeur s'attend à voir :

• Un outil ou support de traçabilité : tableau de bord, fichier de suivi, outil dédié…
• Des sources identifiées : sites officiels, newsletters sectorielles, webinaires suivis…
• Une périodicité régulière : mensuelle, trimestrielle — mais démontrée
• Des exploitations documentées : "Suite à cette information, nous avons modifié notre programme de formation / mis à jour notre règlement intérieur / formé nos formateurs…"

La solution concrète

C'est précisément pour répondre à ce besoin qu'Aurélie Fonta et Loïc Bodin ont créé Réveille ta Veille : un outil qui collecte, organise et archive votre veille automatiquement, et propose des préconisations d'exploitation pour chaque information. En quelques minutes par mois, votre veille est réalisée, des articles qualifiés sélectionnés pour vous, le tout est tracé, prouvé et prêt pour l'auditeur.

L'outil couvre les 5 types de veille exigés par le référentiel — réglementaire, métier, pédagogique, technologique et handicap — auxquels s'ajoute une veille sur les financeurs (OPCO, CPF, France Travail) pour que vous soyez toujours informé des évolutions qui impactent votre activité.