La convention de formation est un document contractuel obligatoire pour toute action de formation professionnelle continue financée par un employeur. Pourtant, elle est souvent mal remplie, incomplète ou en décalage avec le programme. Ce guide vous explique ce qu'elle doit contenir, pourquoi c'est important pour Qualiopi, et les erreurs les plus fréquentes.
Pourquoi la convention de formation est-elle obligatoire ?
La convention de formation est exigée par l'article L.6353-1 du Code du travail pour toute action de formation réalisée pour le compte d'une entreprise. Elle formalise l'accord entre l'organisme de formation et le client et constitue une pièce justificative indispensable pour le financement de la formation par les OPCO.
Du point de vue Qualiopi, la convention est directement liée à plusieurs indicateurs : l'indicateur 9 (information sur le déroulement de l'action), l'indicateur 10 (adaptation de la formation aux besoins) et l'indicateur 5 (objectifs pédagogiques). L'auditeur peut demander à consulter vos conventions pour vérifier la cohérence avec vos programmes.
Les mentions obligatoires
Selon l'article L.6353-1 du Code du travail, la convention de formation doit obligatoirement mentionner :
- L'intitulé et le contenu de la formation : description précise des thèmes abordés
- Les objectifs pédagogiques : ce que le stagiaire sera capable de faire à l'issue de la formation
- La durée de la formation : nombre d'heures et répartition dans le temps
- Les dates et lieu de réalisation : ou les modalités pour les formations à distance
- Le prix et les modalités de règlement : montant TTC ou HT avec mention de l'exonération de TVA si applicable
- Les modalités de suivi et d'évaluation : comment les acquis seront évalués
- Les coordonnées complètes de l'organisme : dénomination, adresse, numéro de déclaration d'activité
- Les coordonnées du bénéficiaire : nom, prénom, et employeur le cas échéant
La cohérence avec le programme de formation
C'est le point le plus souvent relevé lors des audits Qualiopi : la convention et le programme doivent être parfaitement cohérents. Même intitulé, mêmes objectifs, même durée, mêmes modalités pédagogiques.
Si votre convention mentionne "14 heures de formation en présentiel" et que votre programme prévoit "10 heures en distanciel et 4 heures en présentiel", c'est un écart. L'auditeur le verra.
Si vous utilisez Digiforma pour générer vos conventions, vérifiez que les champs du programme sont bien remplis et correspondent exactement à ce que vous allez délivrer.
Convention ou contrat : quelle différence ?
La loi distingue deux types de documents selon le bénéficiaire de la formation :
- La convention de formation est utilisée quand c'est l'employeur qui commande et finance la formation pour ses salariés
- Le contrat de formation professionnelle est utilisé quand c'est le particulier lui-même qui s'inscrit et paie la formation (hors CPF)
Dans les deux cas, les mentions obligatoires sont globalement les mêmes. La différence essentielle entre les deux tient à deux points : le contrat de formation professionnelle pour les particuliers doit prévoir un délai de rétractation de 10 jours (14 jours s'il est conclu à distance) après la signature, et les modalités de règlement sont encadrées : il est interdit de facturer plus de 30% du montant total de la formation avant le début de celle-ci.
Les erreurs les plus fréquentes
- Des objectifs pédagogiques manquants ou trop vagues : "améliorer les compétences" ne suffit pas
- L'absence du numéro de déclaration d'activité
- Un prix sans précision sur la TVA : les organismes de formation sont en principe exonérés de TVA, il faut le mentionner explicitement
- Des dates ou durées incohérentes avec les feuilles d'émargement
- L'absence de signature des deux parties : la convention doit être signée par l'organisme ET le client avant le début de la formation
Conseil pratique : La convention doit être signée avant le début de la formation. Une convention signée après coup est considérée comme non conforme
Les conventions dans Digiforma
Digiforma génère automatiquement les conventions de formation à partir des données de votre programme et de votre session. Pour que les conventions générées soient conformes, vérifiez que vous avez bien renseigné dans chaque programme : les objectifs pédagogiques, les modalités pédagogiques, les modalités d'évaluation et le prix. Ces informations alimentent automatiquement le modèle de convention.
Vos conventions sont-elles conformes ?
Aurélie accompagne les organismes dans la mise en conformité de leurs documents de formation.
